求人票を見直して応募が増えても、そのあとの対応で辞退されてしまえば、採用にはつながりません。
医療・介護の求職者は、たいてい複数の事業所に同時に動いています。取りこぼしは、応募が来たあとの数日で起きています。
①返信は、早さがほとんどすべて
応募や見学の申し込みに対して、24時間以内に何らかの返事を返せるかどうか。ここで差がつきます。
内容が決まらなくても構いません。「拝見しました。◯日までに日程のご連絡をします」という一報だけでも、求職者の体感はまったく違います。返事がない数日のあいだに、他の事業所の見学が決まってしまいます。
②日程は、こちらから選択肢を出す
「ご都合のよい日をお知らせください」は、親切なようで相手に負担をかけます。在職中の人は、シフトを見ながら調整しなければなりません。
2〜3の候補を先に出すほうが、決まるのが早くなります。「平日の午前中が多いですが、土曜や夕方のご希望があればご相談ください」と添えておくと、言い出しやすくなります。
③結果をいつ伝えるか、先に言っておく
見学や面接の終わりに、「◯日以内にご連絡します」と伝えておきます。
待っている時間はそれだけで不安です。期限を示しておけば、求職者はその間ほかの選考を落ち着いて進められますし、約束どおりに連絡が来れば、それ自体が信頼になります。
④内定から入職までが、いちばん辞退が出る
在職中の人は、この期間に退職交渉をしています。引き止めにあったり、条件を提示し直されたりする時期です。
ここで連絡が途切れると、気持ちが揺れます。
- 初日の集合時間・場所・持ち物を、早めに伝える
- 入職後1か月くらいの流れ（同行の予定、研修）を先に見せる
- 退職交渉がうまくいっているか、一度だけでも様子を聞く
「待っている」という姿勢が伝わるだけで、揺れ幅は小さくなります。
⑤断るときこそ、丁寧に
採用に至らなかった方が、数年後に別の形で関わることがあります。地域の利用者のご家族かもしれませんし、同業の知人に話すかもしれません。
狭い地域で採用を続ける以上、断り方は残ります。連絡しないまま終わらせるのが、いちばん避けたい形です。
社内で先に決めておくこと
- 一次返信を誰が出すか（管理者が不在でも止まらないように）
- 返信の雛形を用意しておく。日程の候補を入れるだけで送れる形にする
- 見学の日程を、その場で押さえられる人を決めておく
- 連絡手段をどうするか（メール・電話・SMS）。日中に電話が取れない求職者も多い
管理者ひとりが全部を抱えていると、訪問に出ている数時間で止まります。雛形と担当を決めておくだけで、返信の速さは変わります。
まとめ
- 応募への一次返信は24時間以内。内容が決まらなくても一報を返す
- 日程は、こちらから2〜3案を出す
- 結果を伝える期限を、その場で言っておく
- 内定から入職までが最も辞退が出る。連絡を途切れさせない
- 不採用の連絡も必ず出す。地域での評判に残る
- 一次返信の担当と雛形を、先に決めておく
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